Ik ben Erik Michiels en ben, intussen al 5 jaar, project manager bij PHPro. Sinds (bijna) 4 jaar ben ik ook team manager, waarbij ik onze mensen in het team mee begeleid. En het laatste halfjaar ben ik ook ‘happiness ambassador’ waarmee ik mij ook bezig hou met alle events binnen PHPro… De leuke dingen!

Hoe ben je bij PHPro terecht gekomen?

Via een LinkedIn recruiter. Ik was op dat moment werkzaam bij een ander bedrijf en ik was daar niet heel tevreden. De sfeer zat er helemaal niet goed. Ik ben dan in gesprek gegaan met PHPro en dat was enorm goed meegevallen. Tijdens dit gesprek kwam vooral het hele menselijke aspect van PHPro naar boven en dat heeft mij over de streep getrokken om de switch te maken.

Op welke projecten werk je momenteel?

Ik ben op verschillende projecten werkzaam momenteel, namelijk: Hopper (Scouts&Gidsen Vlaanderen), PizzaHut, Mundero, Vinetiq, KBC, VLIR en Wandelsport Vlaanderen. 

Er zijn heel wat manieren om aan project management te doen. Welke methodologie gebruik jij het liefst?

Wij werken hier redelijk Agile, maar niet voor 100%. We gebruiken de punten die van toepassing zijn bij de werking van PHPro. Ik vind het een goede methode omdat je de vinger aan de pols kunt houden met het team door de daily stand-ups en om de twee weken nemen we het moment om een retrospective te doen waar iedereen zijn zegje kan doen. Dus dan heb je wel vaste momenten om met je team, als groep, samen te zitten en in te spelen op de noden van het project. En uiteindelijk maakt het framework op zich niet uit, als je team er niet achter staat dan zal het niet werken – en andersom.

Als project manager is het belangrijk dat je de scope & het budget in de gaten houdt om geen deadlines te missen. Als een van die dingen in het gedrang komt, hoe prioriteer jij dan taken?

Als ik merk dat een van de zaken in het project in het gedrang dreigt te komen, dan zal ik dat altijd eerst intern escaleren en even sparren met andere collega’s om te bekijken hoe zij dat zouden aanpakken. Daarnaast is het belangrijk om zo vroeg mogelijk de klant op de hoogte brengen. Bij een heel actief project heb je dan idealiter elke maand een meeting met de stuurgroep en alle stakeholders, waar ook de sponsor mee aanwezig is. Tijdens zo’n meeting is het belangrijk dat alles dan heel duidelijk in kaart gebracht wordt: Wat is er gespendeerd? Wat moeten we nog spenderen? En waar gaan we uiteindelijk landen?Als iets dan niet volgens de planning loopt kan er snel ingegrepen worden door bijvoorbeeld extra budget vrij te maken of iets uit de scope te halen. 

Hoe ervaarde je jouw rol als PM tijdens de corona crisis, toen veel projecten toch iets uitdagender werden?

Uiteindelijk hebben we tijdens de pandemie toch onze plan heel goed getrokken. Het werk van developers werd voorbereid, en zij kunnen dat heel autonoom afwerken. Vragen konden gesteld worden via Teams.

Maar toegegeven: Voor mezelf, als project manager, had ik het toch moeilijker. Ik heb graag heel veel contact met mensen. Ik moet vaak van meeting naar meeting, en tijdens de pandemie waren dat vaak hele lange dagen van 9 à 10 uur lang calls. Voor mij was dat wel heel zwaar.

De technologie laat het toe en het is voor 100% mogelijk om van thuis uit te werken. Maar ik vind persoonlijk het sociale contact heel belangrijk als project manager en dat was toch moeilijker in die periode.

Als PM ben je niet alleen verantwoordelijk voor het project zelf maar ook voor het team en de verschillende stakeholders. Hoe hou jij alle partijen tevreden?

Dat is sowieso een uitdaging. Als project manager heb je de “officiële meetings” en de “officieuze meetings”. Je moet zien dat je meeting al gebeurd is nog voor de officiële meeting van start gaat. Je moet toch proberen van hier en daar een informeel gesprek er tussendoor te krijgen. Bijvoorbeeld: Wanneer ik slides heb voorbereid voor een presentatie, dan bel ik vaak op voorhand al even de manager op om deze samen te overlopen, zo heb je al een buy-in bij de klant. Maar dat is natuurlijk heel intensief, je moet heel veel mensen contacteren door ze te telefoneren of team calls te doen.

Hoe ga je dan om met de “moeilijkere” mensen in een project? 

Bij project management worden er vaak nieuwe dingen geïmplementeerd en dat schept bij sommige mensen angst, waardoor ze moeilijker gaan doen. Bij deze mensen heb je soms de neiging om slecht nieuws te gaan uitstellen en naar achter te duwen. Maar het is door hen juist pro-actief te benaderen dat je ze vaak wel meekrijgt. Ze gewoon heel correct en factueel aanpakken en vooral ook geen beloftes doen die je niet kan waarmaken.

Je moet ook altijd beseffen dat je er als project manager nooit alleen voor staat. Als je het zelf niet opgelost krijgt dan kun je altijd iets escaleren in het team en het management gaat ook zeker en vast helpen.

Als PM kun je niet alles zelf doen dus moet er ook wat gedelegeerd worden. Met welke taken heb jij het moeilijk om deze af te geven?

Dat is een van mijn valkuilen, dat ik zoveel mogelijk zelf wil doen. Technische analyses, die besteed ik liefst zoveel mogelijk uit. Ik ben daar geen expert in en andere in het team zijn daar veel beter in. Maar de functionele analyses en het valideren, dat blijf ik toch wel graag zelf doen terwijl ik dat toch meer zou moeten toevertrouwen aan mijn collega’s, die daar beter in zijn ?.

Is het al eens voorgevallen dat je echt overweldigd bent door een project? Zo ja, hoe ga je daar dan mee om?

Soms gebeurd het wel eens, als je veel projecten parallel hebt lopen. Dan komt alles tegelijk. Puur wiskundig vallen al die projecten wel te managen, maar in realiteit komen bijvoorbeeld alle klanten tegelijk met al hun vragen of zit je met heel veel samenvallende deadlines. En dan kan dat soms overweldigend zijn en zie je door de bomen het bos niet meer.

Maar je wordt op zo’n momenten heel goed ondersteunt door je collega’s, de andere project managers, je project team, de managing partners, enzovoort. Je kan altijd wel bij iemand terecht om te sparren. Het is tot nu toe nog nooit voorgevallen dat een situatie niet op te lossen valt. Er is altijd wel iemand die je kan helpen als je het zelf even niet meer ziet. Dus ik kan maar een tip geven: Blijf niet met zo’n dingen zitten want dan verdrink je op den duur. Maar stap naar je collega’s en zoek samen naar oplossingen.

Wat is je meest uitdagende project geweest en waarom?

Ik heb al verschillende uitdagende projecten gehad, maar als ik er eentje moet kiezen dan is dat het project bij Vinetiq. Dat was een Magento project en voor mij meteen ook mijn eerste Magento project. Magento was een volledig nieuw platform voor mij, ik had er totaal geen ervaring mee. Daarnaast werkten er ook twee stagestudenten op het project en een junior PO. Dus we waren eigenlijk allemaal rookies, in een voor mij onbekend platform. Dus dat maakte het enorm uitdagend. Daarnaast was Vinetiq toen nog een start-up met weinig budget wat het extra uitdagend maakte om de volledige scope binnen tijd en budget te kunnen uitvoeren. Maar het is uiteindelijk wel gelukt. Het was zweten, maar dan is de overwinning dubbel zo zoet!

Hoe is je laatste project geëindigd?

Mijn laatste project is nog maar recent opgeleverd maar was een schot in de roos! Dat was de technische migratie van PizzaHut van het oude framework naar Symfony. Dankzij het team is dat een groot succes geworden. Op dit project zijn we mooi binnen tijd, binnen budget en binnen scope gebleven. Volledige verdienste ligt bij het team.

Wat zou je nog heel graag bijleren of verder verfijnen?

Wat ik zelf nog zou willen leren is change management. Da’s altijd een uitdaging bij projecten. Klanten willen vaak heel veel nieuwe dingen, maar als die nieuwe dingen er dan zijn dan veranderd er te veel en wordt het moeilijk. Dus ik zou me graag meer verdiepen in het proces van change management en de overtuigingskracht om klanten wel mee te krijgen.

Daarnaast is people management een van mijn sterke punten, maar daar zou ik me graag nog verder in verbeteren.

Na een lange dag projecten in goede banen leiden, wat doet jou ontspannen en weer opladen?

Sporten vooral. Ik heb altijd gebasket, al is dat door een blessure nu even niet meer aan de orde. Maar daarnaast ga ik redelijk vaak fitnessen of zwemmen. Ik ga ook graag op citytrip of geniet van een concert en ontspan vooral van veel muziek. En uiteraard ook leuke dingen voor PHPro organiseren!