Over Zangersheide: Wereldbekende Stoeterij en Stamboek
Meer dan 10.000 veuleninschrijvingen per jaar
Grootste Stamboek van Europa
Zangersheide, gevestigd in Lanaken, is een wereldbekende stoeterij én toonaangevend Belgisch stamboek dat zich richt op springpaarden van topniveau. -> Zangersheide
Het Stamboek Zangersheide onderscheidt zich door zijn open registratiebeleid, waarbij alleen paarden met uitzonderlijke sport- en fokkwaliteiten worden toegelaten. -> Stamboek Zangersheide
Met innovatieve technieken zoals embryotransplantatie en genetische screening ondersteunt het stamboek de fokkerij en sportprestaties.
Jaarlijks trekt Zangersheide wereldwijde aandacht met prestigieuze evenementen zoals de FEI Wereldkampioenschappen voor Jonge Springpaarden. Het stamboek heeft een essentiële invloed in de internationale springpaardensport.
Uitdaging: Innovatie bij Zangersheide - Implementatie van een eigen ERP-systeem
Zangersheide staat bekend om zijn innovatie. Na de lancering van de nieuwe website werd meteen besloten om verder te bouwen aan fase 2: de ontwikkeling van een eigen ERP-systeem.
Elk jaar registreert Stamboek Zangersheide ongeveer 10.000 veulens, een proces dat zowel voor klanten als medewerkers zo eenvoudig mogelijk moest worden gemaakt. Dit bleek echter een complexe uitdaging, gezien het internationale karakter van de klantenkring en de noodzaak om de veulentjes ook bij lokale overheden aan te melden. Bovendien moesten we in het project rekening houden met diverse lokale en internationale regelgeving.
Door een uitgebreide analyse van het team van PHPro identificeerden we verschillende mogelijkheden om het proces te automatiseren en vereenvoudigen. Dit leidde tot een snellere aanmelding van de veulens en stelde Stamboek Zangersheide in staat om aanzienlijk meer aanmeldingen te verwerken, zonder in te boeten op kwaliteit of nauwkeurigheid.
Wil je graag weten hoe het digitale traject van Zangersheide begonnen is? Dat lees je hier.
Met ons nieuwe ERP-systeem zetten we een innovatieve stap vooruit: we combineren eenvoud, efficiëntie en internationale samenwerking om de registratie van veulens wereldwijd te optimaliseren.
Van Easyhorse naar Z-Horse
Jarenlang maakte Zangersheide gebruik van Easyhorse, een Duits product, ontwikkeld voor hengstenhouderijen. Echter is Zangersheide zo veel meer dan een hengstenhouderij, waardoor ze veel aanpassingen moesten doen om het digitale product te laten matchen met hun bedrijfsvoering. Door de jaren heen groeide Zangersheide exponentieel, waardoor ze steeds meer tegen de limieten van Easyhorse begonnen te lopen. Het werd ook steeds moeilijker om de datakwaliteit te waarborgen, hetgeen voor een stamboek als Zangersheide uiteraard essentieel is!
Om die reden werd besloten om vanaf een wit blad te beginnen, en een compleet nieuw ERP-systeem op maat te maken. Dankzij onze uitgebreide kennis van de website, realiseerde we een efficiënte integratie van het ERP. Dat zorgt er bijvoorbeeld voor dat het aantal koppelingen geminimaliseerd kon blijven, om zo de onderhoudbaarheid van het systeem te optimaliseren.
Het was natuurlijk zeer belangrijk om de bestaande data die doorheen de jaren gegroeid is mee over te nemen in het nieuwe systeem. Hiervoor werd een uitgebreid datamigratieplan voorzien om niet alleen de paarden, maar ook de koppelingen met de users, de overheid systemen en hun documenten mee te nemen in het nieuwe systeem.
Betere én snellere klantenservice
Het wettelijk kader voor het aanmelden van een veulen is zeer complex, echter, Zangersheide streeft naar een snel en praktisch systeem. Door workshops werd bepaald welke stappen konden worden geautomatiseerd. Paspoorten worden nu ’s nachts automatisch gegenereerd en verstuurd, ontbrekende gegevens worden maandelijks per mail opgevolgd, en Belgische paspoorten registreren we direct bij de overheid.
Eén account, alle data: Klantvriendelijkheid naar een nieuw niveau
In het oude Easyhorse-systeem was het niet mogelijk om meerdere eigenaren of fokkers aan een paard te koppelen, wat resulteerde in meerdere lidnummers en logins per eigenaar. Dit maakte het beheren van klanten- en paardendata omslachtig. Met de nieuwe Z-Horse is dit probleem opgelost: klanten kunnen nu al hun paarden en data beheren vanuit één account, wat zorgt voor betere klantendata en een verbeterde gebruikservaring.
Daarnaast kunnen e-mailadressen van fokkers, eigenaren of veulenhouders worden gekoppeld, zelfs als zij nog geen account hebben in het portaal gebouwd met Sulu CMS. Vermelde personen ontvangen een mail om de koppeling te bevestigen of te weigeren. Bij bevestiging creëren we automatisch een account, waardoor paarden direct correct gekoppeld zijn. Dit maakt het proces niet alleen efficiënter, maar ook gebruiksvriendelijker.
Automatische creatie van paarden • veulens
Nieuwe veulens worden nu automatisch aangemaakt in het ERP van Zangersheide, wat heel wat manueel werk bespaart. Ze worden op basis van hun standplaats naar het juiste overheidssysteem en naar Hippomundo, ’s werelds grootste paardendatabase, gestuurd. Na het schetsen door de dierenarts wordt deze informatie automatisch in het portaal, gebouwd met Sulu CMS, opgeladen. Dankzij de koppeling met Hippomundo zijn veulens sneller vindbaar, wat grote commerciële waarde biedt voor fokkers en eigenaars, en een return on investment oplevert!
Automatische creatie van paarden • evenementen
Zoals eerder vermeld doet Zangersheide veel meer dan alleen paarden registreren. Zo worden er ook Z-festivals en hengstenkeuringen georganiseerd. Ook deze flows werden door ons team geautomatiseerd. Wanneer een gebruiker een paard inschrijft, zal op basis van vooropgestelde criteria beslist worden of dit paard al dan niet mag deelnemen. Indien het paard voldoet aan de criteria wordt deze automatisch aangemaakt (indien onbestaand) en gekoppeld aan het evenement. Dit zorgt ervoor dat de medewerkers bij Zangersheide meer tijd kunnen spenderen aan de organisatie van de evenementen zelf en zich minder druk moeten maken over de administratie van inschrijvingen.
Innovatieve wereldwijde veilingen bij Zangersheide: Live én online!
Zangersheide organiseert veilingen via de website en fysiek, waarbij paarden namens derden worden verkocht. Hiervoor implementeerden we twee veilingvormen : live én online.
Online veilingen vinden uitsluitend op de website plaats met een automatische aftelklok. Bij biedingen in de laatste minuten wordt de klok opnieuw ingesteld, zodat klanten tot het einde kunnen bieden. Wanneer de klok afloopt zonder verdere biedingen, markeert het systeem het paard als verkocht. Winnaars ontvangen automatisch een bevestigingsmail, alsook bepaalt het systeem de verkooplocatie op basis van het laatste bod.
Live veilingen combineren fysieke en online biedingen. Een scherm geeft de stand van zaken weer, terwijl een medewerker de veiling opent, paarden in de ring brengt en biedingen verwerkt. Online biedingen registreert het systeem automatisch, naast de zaalbiedingen die medewerkers handmatig toevoegen.
Een 'zuivere' database voor Zangersheide
In het verleden kampte Zangersheide met dubbele paarden in de database door verschillende koppelingen en verbindingen. Het nieuwe systeem voorkomt vervuiling door grondige controles op UELN, chipnummers en Hippomundo-data. Daarnaast wordt de pedigree automatisch aangevuld op basis van Hippomundo. Wanneer het systeem afwijkingen opmerkt tussen de database en Hippomundo, zal het deze verschillen automatisch signaleren zodat ze kunnen worden opgelost. Dit zorgt voor een correcte en zuivere database, waardoor integraties soepel verlopen en de kwaliteit van de data wordt gewaarborgd!
Directe facturatie door naadloze boekhoudintegratie!
Paarden inschrijven en/of lid worden hangt natuurlijk samen met een kostenprijsje. Vroeger had de boekhouddienst de handen vol hiermee. Het nieuwe systeem voorziet een integratie met een boekhoudsysteem dat ervoor zorgt dat na inschrijving de facturen (en dus ook de klanten) automatisch aangemaakt en geregistreerd worden! De klant zal de factuur via mail ontvangen samen met een betaallink. Op die manier kan de klant online betalen en zal de factuur in het boekhoudsysteem automatisch afgeklopt worden. Makkelijker voor de klant en het boekhoudteam!
Toekomstgericht: Innovatie blijft zich verder ontvouwen!
Met de lancering van het nieuwe ERP is de innovatie bij Stamboek Zangersheide slechts het begin. Er wordt intussen al hard gewerkt aan de automatisering van evenementen, met functies zoals automatische puntenverdeling en het genereren van catalogussen en juryboeken!
De volgende stap? Het optimaliseren van het dekproces en sperma-bestellingen. Zo blijft PHPro Zangersheide ondersteunen in het verbeteren van data, efficiëntie en winst – met nog meer innovatieve mijlpalen in het vooruitzicht.
Ook op zoek naar een ERP op maat?
We bespreken graag samen jouw situatie om te zien hoe we ook jullie kunnen ondersteunen.